গণমাধ্যম ব্যবস্থাপনায় পরিকল্পনা প্রক্রিয়া
পরিকল্পনা কী?
গণমাধ্যম ব্যবস্থাপকদের প্রধান কাজ হলো পরিকল্পনা প্রণয়ন। এটি একটি সময়সাপেক্ষ ব্যাপার। এই পরিকল্পনা প্রক্রিয়ায় যেসব বিষয় গ্রহণ করা হয় সেগুলোর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের কর্মপরিধি নির্ধারণ করা হয়ে থাকে। পরিকল্পনা সম্পর্কে বলা হয়,a plan is an outline of how to move towards a media organization’s goal. অর্থাৎ পরিকল্পনা কোনো প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যের দিকে এগিয়ে যাওয়ার জন্য নির্দেশনা দেয় এবং কাজ সুনির্দিষ্ট করে দেয়।
পরিকল্পনা প্রক্রিয়া প্রতিষ্ঠানের সদস্যদের পরিকল্পিতভাবে কাজ করতে সাহায্য করে। এভাবে গণমাধ্যমকর্মীরা তাদের চিন্তা ও কর্মের সুন্দর সমন্বয় ঘটাতে পারে। সমস্যা সমাধানের মাধ্যমে এ প্রক্রিয়া সুনির্দিষ্ট পন্থা অবলম্বন করতে সাহায্য করে। পরিকল্পনার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হচ্ছে সমস্যা অনুধাবন বা অনুমান করতে পারা এবং সম্ভাব্য সমাধানে সহায়তা করা।
কার্যকর পরিকল্পনায় উপর থেকে চাপিয়ে দেওয়ার বিষয় থাকে না। ভাল পরিকল্পনায় প্রতিষ্ঠানের ছোট বড় সবার সমান সংশ্লিষ্টতা থাকে এবং প্রয়োজনে বাইরের বিশেষজ্ঞদের নিয়োগ দেওয়া হয়ে থাকে। পরিকল্পনা প্রক্রিয়া মতবিনিময় ও সিদ্ধান্ত গ্রহণের একটি অবিরাম প্রক্রিয়া। এই প্রক্রিয়ার ফলাফলই হচ্ছে কোনো গণমাধ্যম প্রতিষ্ঠানের পরিকল্পনা।
পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার ধাপসমূহ
পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার চারটি ধাপ রয়েছে। এই ধাপগুলো খুবই গুরুত্বপূর্ণ কারণ যে কোনো পর্যায়ের যে কোনো বিষয় তার পূর্ববর্তী পর্যায়কে প্রভাবিত করতে পারে। এর ফলে ব্যাকগ্রাউন্ড তথ্যের ভিত্তিতে প্রযোজ্য লক্ষ্য নির্বাচন করে থাকে।
পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার চারটি ধাপ হলো-
ক. Mission and Goal Setting: গণমাধ্যম প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য ও লক্ষ্য নির্ধারণের মাধ্যমে পরিকল্পনা শুরু হয়। এগুলো ছাড়া প্রতিষ্ঠান এগিয়ে যেতে পারে না। উদ্দেশ্য নির্ধারণের পর প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য নির্ধারণ করা হয়। এই উদ্দেশ্য ও লক্ষ্যগুলো বাজারের চাহিদা ও প্রয়োজনীয়তা, গণমাধ্যম প্রতিষ্ঠানের কৌশল বিশ্লেষণের উপর নির্ভর করে। ব্যবসা কেমন হবে এবং কীভাবে সামনে এগিয়ে যাবে মোটাদাগে এই ধাপে সেগুলোর রূপরেখা থাকে। এক্ষেত্রে যথাযথ পদক্ষেপ নেওয়ার জন্য গণমাধ্যম পরিচালকদের তাদের স্ব স্ব প্রতিষ্ঠানকে জানতে হয়। যে পদক্ষেপ নেওয়া হচ্ছে তা জানার পাশাপাশি প্রতিযোগী অন্যান্য প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য, উদ্দেশ্য এবং কর্মপরিকল্পনা সম্পর্কে জানতে হয়। এই প্রাথমিক লক্ষ্য ও উদ্দেশ্যগুলা উচ্চ পর্যায়ের ব্যবস্থাপনার মাধ্যমে প্রণয়ন করা হয়। এ ধরনের লক্ষ্য ও উদ্দেশ্যগুলোর সঠিকতার ক্ষেত্রে বিভিন্ন শঙ্কা থাকতে পারে। একে ম্যানেজমেন্ট ফিয়ার বলা হয়।
এক্ষেত্রে মিশন এবং ভিশনে যা যা থাকবে-
A Mission Statement: এ ধরনের বিবৃতি বলতে বোঝায় প্রতিষ্ঠানের বৃহৎ লক্ষ্যের সমন্বয়। যা প্রতিষ্ঠানের সার্বিক চিত্র সম্পর্কে ধারণা দেয়। Goals-এগুলো প্রতিষ্ঠানের বিবৃতি থেকে তৈরি হয়। উদ্দেশ্য প্রতিষ্ঠিত হলে লক্ষ্যগুলো উদ্দেশ্য পূরণের বিষয়টিতে বিস্তারিতভাবে নির্দেশনা দিতে পারে। এসব লক্ষ্য তিনটি পরিপ্রেক্ষিতে পরিচালিত হয়।
ক. উঁচু সাংগঠনিক কাঠামো এবং বিভিন্ন উচ্চপদস্থ কর্মকর্তাদের সমন্বয় তথা বোর্ডের সিনিয়রদের চাহিদার উপর নির্ভর করে।
খ. ক্রেতাদের চাহিদা ও প্রয়োজনের ভিত্তিতে গণমাধ্যম প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য নির্ধারণ করা হয়।
গ. প্রতিষ্ঠানের সবলতা ও দুর্বলতার গভীর মূল্যায়ন এক্ষেত্রে বিবেচনায় নিতে হয়।
এসব লক্ষ্যগুলোকে মেয়াদের ভিত্তিতে দুইভাগে ভাগ করা হয়।
যথা-দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্য এবং স্বল্পমেয়াদী লক্ষ্য।
দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্যগুলো সাধারণত ৩-৫ বছর মেয়াদী হয়ে থাকে এবং এগুলো অধিকাংশ ক্ষেত্রে পরিমাণগত না হয়ে গুনগত মানের হয়ে থাকে। স্বল্পমেয়াদী লক্ষ্যগুলো এক বছর মেয়াদী হয়ে থাকে। এগুলো অনেক বেশি নির্দিষ্ট এবং ব্যাপক আর বেশিরভাগক্ষেত্রে পরিমাপযোগ্য বিষয় দিয়ে ব্যাখ্যা করা হয়।
Multiple levels of goals--গণমাধ্যম কোম্পনীর লক্ষ্য ও উদ্দেশ্যগুলো প্রকৃতপক্ষে বিভিন্ন স্তরের উপর দাঁড়িয়ে থাকে। কোম্পানির লক্ষ্যগুলো প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্যের বিবৃতি থেকে তৈরি হয় এবং সেগুলো বিভিন্ন বিভাগ-উপবিভাগের সদস্যদের দ্বারা ব্যাখ্যা তৈরি করা হয়।
একটি ছকে বিষয়টি সম্পর্কে পরিস্কার ধারণা দেওয়া যেতে পারে।
Levels of Goals in Media Companies
| Level of Goals | Ultimate Responsibility |
| Company Mission (Responsible cover of news according to community people’s expectation) | Owner/CEO/ Top Management |
| Company Goals (Improve news report, business, circulation, community coverage) | CEO and top management (But may added experts) |
| Department Goals- News/Editorial (Regular reporting on community’s political, economic and cultural matters/ Promotion and Circulation) | Department Head (Including departmental staff and experts) |
| Specific Departmental Objectives | Middle departmental managers (With selected staff at each level below manager) |
আবার বিভাগের লক্ষ্যগুলোকে এভাবে চিহ্নিত করা যায়। যথা-বাজারজাতকরণ, মিডিয়া পণ্য, প্রমোশন, ডিস্ট্রিবিউশন, প্রডাকশন। আবার ফাংশনাল লক্ষ্যমাত্রার মধ্যে পরিকল্পনা, সংগঠিতকরণ, অর্থ, মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনা, নেতৃত্ব ইত্যাদির সমন্বয় ঘটাতে হবে।
খ. Backgrounding- গণমাধ্যম প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যে পৌঁছানোর জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করাকে ব্যাকগ্রাউন্ডিং বলা হয়। এ পর্যায়ে গণমাধ্যম ব্যবস্থ্াপকরা সংস্থার সবলতা ও দুর্বলতাগুলো সত্যিকার মূল্যায়ন করে থাকেন। তারা টার্গেট অডিয়েন্সের জন্য একটি সুনির্দিষ্ট বাজার সৃষ্টির লক্ষ্যে এই সার্বিক মূল্যায়ন করে থাকেন। সেই সাথে বর্তমান ও ভবিষ্যত প্রতিযোগীদের নির্ধারণ করে তাদেরও সবলতা ও দুর্বলতাগুলো মূল্যায়নের চেষ্টা করেন। সংক্ষেপে বলা হয়, ব্যাকগ্রাউন্ডিং হলো প্রাসঙ্গিক তথ্য সংগ্রহ। প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যের উপর ভিত্তি করে ব্যাকগ্রাউন্ড তথ্য সংগ্রহ করা হয়। যেমন- কোনো প্রতিষ্ঠান যদি তার মুনাফা বৃদ্ধি করতে চায় তাহলে তার উদ্দেশ্যের ভিত্তিতে বিভিন্ন ধরনের উৎস থেকে সময়, সামর্থ্য ইত্যাদির প্রেক্ষিতে যাবতীয় তথ্য সংগ্রহ করতে হবে। অভিজ্ঞতা, বিজ্ঞাপনদাতা, প্রতিযোগীদের পাশাপাশি নিজস্ব সংস্থা থেকে যাবতীয় তথ্য সংগ্রহ লক্ষ্য পূরণের জন্য করতে হয়।
গ. Creating Strategies: পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার তৃতীয় ধাপ হচ্ছে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য কৌশল প্রণয়ন। কৌশল প্রণয়ন করার অর্থ নির্দেশনা প্রদান এবং সমসাময়িক অন্যান্য বিষয়গুলোর সাথে প্রতিযোগিতায় টিকে থাকতে সাহায্য করা। এসব কৌশল সহযোগীদের সমন্বয় সাধন করতে সাহায্য করে। যেহেতু একটি গণমাধ্যম প্রতিষ্ঠানকে চলমান বাস্তবতার মধ্য দিয়ে এগিয়ে যেতে হয় এবং অনেক সমস্যা মোকাবেলাও করতে হয় সুতরাং বিভিন্ন সময়ে বিভিন্ন প্রযোজ্য এক বা একাধিক কৌশল ব্যবহার করে থাকেন।
গণমাধ্যমের কৌশল বিভিন্ন ধরনের ও মাত্রার হতে পারে। বড় ধরনের কৌশলে একটি সম্পূর্ণ প্রতিষ্ঠানকে অন্তর্ভূক্ত হয়। আর ছোট কৌশল প্রতিষ্ঠানের কোনো বিভাগ বা ব্যক্তিদের কাজ পর্যবেক্ষণ করে।
ঘ. Developing Action Plan: এগুলোর মাধ্যমে কৌশলগুলো ব্যাখ্যা করা হয়।
যেমন- যে পদক্ষেপগুলো নেওয়া হবে তার বর্ণনা এবং সেগুলোর ব্যবস্থাপক নির্ধারণ করা। প্রয়োজনীয় মানবসম্পদ, লোকবল, অর্থ, সেবা, সময়, প্রযুক্তি ইত্যাদি নির্ধারণ করা। সংগঠন সমন্বয় এবং নিয়ন্ত্রণের জন্য প্রয়োজনীয় সাংগঠনিক কাঠামো নির্ধারণ করা। কৌশল বাস্তবায়নের জন্য সময়সূচি প্রণয়ন এবং উন্নত পর্যবেক্ষণের উপায় নির্ধারণ করা।
অ্যাকশন প্ল্যানের একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হচ্ছে নতুন (ইনোভেশন) বিষয়কে উৎসাহিত করা এবং সম্মিলিতভাবে একটি নির্দিষ্ট দিকে প্রতিষ্ঠানকে এগিয়ে নেওয়া। উপরে পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার কিছু সাধারণ চিত্র তুলে ধরা হলো। এই প্রক্রিয়া ব্যবহার করে গণমাধ্যম ব্যবস্থাপকরা উদ্দেশ্য ও লক্ষ্য নির্ধারণ করেন এবং প্রয়োজনের সাথে সঙ্গতি রেখে অ্যাকশন প্ল্যান তৈরি করে থাকেন। সামগ্রিকভাবে এটাই পরিকল্পনা। অ্যাকশন প্ল্যানের মাধ্যম কৌশলকে ব্যাখ্যা করা হয়। এ পর্যায়ে ব্যবস্থাপনার অন্যান্য প্রধান কাজ যেমন-সাংগঠনিক, আর্থিক ব্যবস্থাপনা, কর্মী নিয়োগদান ও তাদের সাথে কাজ করা ইত্যাদি করতে হয়। কিছু প্রশ্নের উত্তর অনুসন্ধানের মাধ্যমে অ্যাকশন প্ল্যান এগিয়ে চলে।
যেমন-সংগঠিতকরণ, আর্থিক মূল্যায়ন ও বাজেট প্রণয়ন, জনগণের সাথে কাজ এবং নেতৃত্ব। গণমাধ্যম ব্যবস্থাপকের কৌশলের যথার্থ বাস্তবায়নের জন্য সদস্যদের অঙ্গীকার, শক্তি, সময় এবং প্রয়োজনীয় অর্থের প্রয়োজন হয়। গণমাধ্যম প্রতিষ্ঠানের কৌশল বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে দুটি ধাপ কাজ করে। প্রথমত-এটি পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় লোকবল ও সম্পদের হিসাব তৈরি এবং কৌশলের খসড়া তৈরি। দ্বিতীয়ত-অনুমিত কৌশলকে বাস্তবায়নের জন্য অ্যাকশন প্ল্যান তৈরি করা।
পরিকল্পনার কিছু নীতি ও টিপস:
পরিকল্পনা একটি জটিল বিষয়। প্রক্রিয়াটি বাস্তবায়নের জন্য কিছু নীতি অনুসরণ করতে হয়। যথা-
১. Planning is dynamic: অবশ্যই লক্ষ্য পূরণ করতে চাইলে পরিকল্পনা প্রক্রিয়াকে চলমান হতে হবে। পরিকল্পনার যে কোনো পর্যায়ে এটি বিদ্যমান পরিস্থিতির সাথে খাপ খাওয়াতে বা সর্বোচ্চ লাভের প্রত্যাশায় লক্ষ্যগুলোকে পুনঃনির্ধারণ বা অ্যাকশন প্ল্যানে পরিমার্জন, পরিবর্ধন হতে পারে। সচেতন ব্যবস্থাপকরা পরিকল্পনাকে উন্মুক্ত, চলমান ও গতিশীল মনে করেন।
২.Planning builds on strengths: পরিকল্পনা প্রণয়নের একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক হলো এটি প্রণয়নের সময় প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগের এবং সদস্যদের দুর্বলতার চেয়ে সামর্থ্যের উপর জোর দিতে হবে। এর অর্থ এই নয় যে, দুর্বলতাগুলোতে এড়িয়ে যেতে হবে বরং এর অর্থ হচ্ছে শক্তি ও দক্ষতাগুলোকে ভালভাবে কাজে লাগিয়ে সর্বাধিক সাফল্য লাভের চেষ্টা করা হয়।
৩.Pre Test in small increments: একটি টেলিভিশনে সাপ্তাহিক বা দৈনিক প্রচারিতের জন্য একটি সিরিয়াল প্রস্তুত হলে তা প্রথমে কয়েকদিন ফোকাস গ্রুপকে পাইলট ভিত্তিতে দেখানো যেতে পার্।ে এরপর অডিয়েন্সের ফিডব্যাকের প্রেক্ষিতে বৃহৎ পরিসরে চিন্তা করা যেতে পারে। বিজ্ঞাপন, বই প্রকাশনা বা সিনেমা ইত্যাদির ক্ষেত্রে বিষয়টি বিবেচ্য হতে পারে।
৪. Employee involvement: পরিকল্পনা প্রক্রিয়ায় প্রতিষ্ঠানের কারা কারা জড়িত হবে? এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। বেশিরভাগ ব্যবস্থাপনা বিশেষজ্ঞ মনে করেন, পরিকল্পনা প্রক্রিয়ায় লোকের সংখ্যা কম থাকাই ভালো। কারণ সংখ্যা বেশি হলে প্রতিষ্ঠানটি ধীর গতিসম্পন্ন হয়। অন্যপক্ষ বলে থাকেন যে, পরিকল্পনায় যত বেশি মানুষ অন্তর্ভূক্ত হবে তত বেশি আশা-আকাঙ্খার প্রতিফলন ঘটার সুযোগ রয়েছে। সবার দায়িত্ব কারোই দায়িত্ব নয় এমন যেনো না হয় বিষয়টিতে তাও লক্ষ্য রাখতে হয়। এ সমস্যাগুলো সমাধানে মাঝে মাঝে কিছু নির্দিষ্ট দায়িত্ব দিয়ে অ্যাডহক কমিটি করা যেতে পারে। এভাবে উচ্চ পর্যায়ের ব্যবস্থাপকরা ভোক্তা বা স্টেকহোল্ডারদের কাছ থেকে ধারাবাহিক তথ্য পাবে এবং যে কোনো সমস্যা সমাধানে পারদর্শী হবে।
৫.Do the plan before the budget: কোম্পানীর বাজেট প্রণয়নের পূর্বেই এর পরিকল্পনা শেষ করতে হবে। এটা করা হলে গণমাধ্যম ব্যবস্থাপকরা হিসাব বা অর্থ বিভাগের নিয়ন্ত্রণ থেকে শুরু থেকেই মুক্ত থাকতে পারেন। এই স্বাধীনতা না থাকলে তাদের মধ্যে একটা হীনমন্যতা কাজ করে। তবে বাজেটের পূর্বে পরিকল্পনা শুরু করতে বলা হলেও এ দু’টি বিষয় বিচ্ছিন্ন নয় বরং সমন্বিতভাবে তারা কোনো নতুন চিন্তা-ভাবনা অথবা অর্থনৈতিক বিবেচনাযুক্ত হবার পর করতে হয়।
